Comment détecter les personnes inefficaces?

L’inefficacité et la désorganisation sont des causes de démotivation très répandues. Même si nous faisons un métier qui nous passionne ou si nous sommes dans un job fantastique, le fait de nous sentir débordé, inefficace, voire inutile ne permet pas de s’épanouir.

Ces situations peuvent se révéler rapidement très démotivantes.

La désorganisation a deux origines, agissant séparément ou ensemble. La structure, qui est systématiquement mise en cause, et l’individu, qui se remet rarement en cause.

Pour pouvoir venir en aide à nos collaborateurs ou à nos collègues désorganisés par le biais de la formation, de la structuration, et avant tout de la formalisation des processus et méthodes (donner du sens et de la cohérence aux actions), voici les principaux symptômes qui nous permettront de diagnostiquer l’inefficacité/improductivité individuelle.

Nous verrons ensuite, à l’inverse, et suivant la même structure, les attitudes des personnes efficaces/productives.

Le bougisme : Des plaintes, de gros soupirs réguliers, beaucoup d’air brassé, des piles improbables de dossiers faisant à la limite penser à une mise en scène. Des courriels envoyés quasiment exclusivement largement en dehors des heures de travail. Ils traversent le bureau (sans s’arrêter, ni arrêter de se plaindre) tels des divas qui vont entrer en scène dans la minute suivante, Ils n’ont de temps pour rien, mais à la fin de la journée, ils n’ont trouvé que des excuses et des responsables pour tout ce qu’ils n’ont pas réalisé.

La surcharge : De manière constante et permanente, ils sont surchargés, eux. Sans aucune conscience que les collègues aussi ont largement de quoi faire des journées bien denses.

La collaboration sélective : Ils savent précisément ce que les autres doivent faire, et savent à propos le rappeler si ce n’est pas fait. Ils connaissent mieux les limites de leur rôle (pour être sûr de ne pas les dépasser) que le sens, la finalité de leur rôle et ce qu’ils doivent produire. Paradoxalement, la main sur le cœur, ils clament à qui veut l’entendre à la moindre occasion qu’avancer est leur vœu le plus cher.

L’attente d’informations ou d’éléments : « Je ne sais pas avancer tant qu’untel ne m’a pas répondu » est typique des personnes inefficaces. L’attente de tous les éléments est vue par ces personnes comme une attitude normale. Le fait de se bloquer sous prétexte ne pas maîtriser tous les enjeux est une variante de cette attitude.

La nécessité de reconnaissance directe : Les personnes improductives « trient » les tâches avec leur égo. Dans le bas de la liste se retrouvent les tâches qui n’apportent pas de bénéfice personnel ni de reconnaissance ou de gratification directes pour elles.

La qualité comme alibi : C’est une variante de l’arrêt pour « attente d’éléments » déguisant l’improductivité en soucis de faire un travail de qualité. Ce travers se manifeste aussi par le recours « transactionnel » au manager, « Je suis bloqué(e), j’attends que mon N+1 me dise ce que je dois faire ».

L’appel inconditionnel aux renforts : Ils sont tellement débordés qu’il faut engager plus de ressources pour les soulager eux, sans aucune réflexion, ni globale, ni personnelle sur les objectifs, les priorités, la manière ou la méthode. Sans même pouvoir dire quel volume de travail ou quelles compétences sont requis.

La difficulté à clôturer des tâches : Perfectionnisme, peur de la critique, manque de confiance dans son travail. Il s’agit ici plutôt de contre-productivité, car relire dix fois ne nous montrera pas la coquille que nous n’avons pas relu à la seconde ou à la troisième fois et sauter d’un document à l’autre ne fera que diminuer et diluer notre pouvoir de concentration.

La peur de l’échec : Il arrive qu’une personne traditionnellement organisée et efficace ne démarre tout simplement pas le travail sur un projet en particulier ou le fasse à reculons. Ne pas démarrer un projet étant le meilleur moyen de ne pas s’exposer au risque d’échouer en le développant. C.q.f.d.

Á l’inverse, les personnes efficaces verront les mêmes situations bien différemment.

On ne les entend pas, sauf pour encourager les autres, mais à la fin de la journée le sentiment individuel et collectif d’avoir avancé est bien présent. Quand elles sont en congé, on a l’impression d’être au ralenti.

Ils savent qu’il y a de quoi faire. Ils ne perdent pas de temps à gémir et en plus, ils prennent soin d’aider et d’encourager les collègues. Ils ne perdent jamais de vue la mission.

Ils connaissent leur rôle, mais n’hésitent pas à en sortir pour faire avancer le collectif et réaliser les objectifs et la mission.

Il y a toujours de quoi faire, pas toujours dans le bon ordre, mais tant pis, on s’adapte. « Qu’importe la date ou l’endroit, le contenu de la réunion sera le même, j’avance là dessus. »

Je fais ce qui doit être fait, pas uniquement ce que je préfère. « je n’aime pas vraiment prospecter au téléphone, mais si je veux faire de nouveaux projets chez de nouveaux clients, je le fais de bon coeur ».

Même si la qualité est importante, il faut d’abord faire avancer les projets de notre mieux. «Je préfère un projet terminé à 95% qu’un projet à l’arrêt »

Je fais mon possible et j’essaye de réfléchir à ma manière de travailler avant de mettre la faute sur les autres. « et si j’étais une des causes de mon débordement ? »

Je fais de mon mieux, mais je sais aussi que la perfection n’est ni humaine, ni permanente. Je sais m’arrêter de perfectionner et passer à la tâche suivante.

J’ai avant tout envie de réussir de que je fais. Au risque de me tromper parfois.

Á la lecture de ces deux listes, est il encore utile de préciser laquelle des deux attitudes a le plus de chances de nous voir motivés ?

« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires. » Peter Drucker

Patrick Colot

Praticien Sr en Mgt & Organisation

Administrateur TEC-MA