Comment détecter les organisations inefficaces?

15 Avr Comment détecter les organisations inefficaces?

Dans notre dernier billet, nous avons traité des personnes inefficaces ou désorganisées.

La contre productivité n’est pas réservée aux individus, même si à l’origine de nombre de dysfonctionnements nous trouverons une cause humaine

Les organisations « systémiquement » inefficaces et non productives sont également légions.

Les deux éléments se complètent d’ailleurs à merveille, car les environnements faiblement organisés sont les biotopes les mieux adaptés à l’hébergement à long terme de collaborateurs inefficaces. Un lent et discret schéma perdant-perdant se met alors en place.

Á l’heure où la compétition sévit sur tous les marchés et que toutes les énergies sont nécessaires pour se faire une place de choix ou simplement survivre, nombre d’entrepreneurs ne sont pas conscients que leur propre (dés)organisation fait partie des principaux handicaps à leur développement, tel un véritable ennemi intérieur.

En plus de la faible productivité qui y règne ou de la quantité de ressources gaspillées, ces environnements sont des machines à démotiver (surtout) les meilleurs éléments.

Voici, tout comme pour les individus, sans rentrer dans la spécialisation des RH catastrophiques qui, à elles seules mériteraient un billet, quelques clés pour détecter ces organisations défaillantes.

• La poule sans tête : Difficile de savoir exactement après quoi l’on court, mais une chose est sûre, on court… Le manque, voir l’absence de sens conféré aux actions est une caractéristique des organisations défaillantes et un fondamental de la démotivation humaine. Ce n’est pas la quantité de travail ou la pression qui font peur, mais le fait de ne pas en comprendre ni l’utilité ni la finalité.

• Rien ne va plus…faîtes vos jeux : L’absence de priorisation et le changement permanent dans l’ordre des tâches sans logique tangible sur laquelle s’appuyer sont la norme. Important et urgent se confondent dans ces organisations à la logique floue. Une fois FiFo (first in first out), une fois LiLo, souvent LiFo…toujours la crise.

• La fabrique de névroses : La peur de faire un pas de travers et de se le voir reprocher règne dans ce type de contre-productivité. Cette peur de mal faire est principalement nourrie par l’absence de définition claire des attentes du management ou de ce qui est considéré comme un niveau de résultat satisfaisant, tant sur le plan qualitatif que quantitatif. Dans ces entreprises, même si on veut bien faire, on ne sait pas comment bien faire, ni quand on fait bien, car une bonne réaction aujourd’hui sera peut-être inadéquate demain. Ce point se complète généralement de ses deux corollaires évoqués plus bas ; l’absence de feed-back et la gestion par exceptions généralisée.

• Les mesures uniquement quantitatives : Difficile de développer une cohésion et un esprit de corps avec comme seuls indicateurs le chiffre d’affaires, la marge, le % d’absentéisme et la réduction des coûts. Au contraire, ces organisations vont créer une culture de la « satisfaction », bien plus coûteuse et bien plus « court terme » qu’une culture de la motivation qui crée de l’espace pour le qualitatif et les individus.

• Le tacite et le non défini : Première source d’échecs hors causes financières, le tacite et le manque de définitions claires et explicites empoisonnent littéralement un grand nombre d’organisations. Le tout se termine en échecs, gaspillages et frustrations sur l’air de « je pensais que, je croyais que, il me semblait que, ah bon, c’est ça que tu voulais dire… »

• Le nez dans le guidon : L’absence de stratégie, normalement déclinée en objectifs clairs programmés dans le temps rythme la vie de l’entreprise organisée et en balise l’avenir. Dans les lieux inefficaces on se limite à revivre la même journée chaque jour qui passe. Motivation impossible à long terme pour tout organisme doté d’une conscience.

• L’absence de feed-back :Les retours d’expériences sont importants et créent un lien entre les opérations et la stratégie, les actions et les attitudes, les individus et le collectif. Ils sont fondamentaux dans une organisation saine. Leur absence peut dénoter de diverses carences organisationnelles ou managériales, structurelles ou individuelles.

• La gestion d’exception est la norme. Autant de cas particuliers que de dossiers, autant d’exceptions que de clients et de traitements spécifiques que de fournisseurs. De quoi se sentir souvent débordé et incompétent. On ne sait si c’est par rejet du concept d’organisation ou par croyance que l’efficacité nait de la réactivité que se produit ce phénomène. En général une seule personne s’y retrouve et sa technique est simple ; inventer une règle inédite quand une question se pose sans se référer à ce qui a déjà été mis en place. Une variante de ce dysfonctionnement assez répandue et très marquée ou elle sévit consiste en la recherche compulsive d’outils (logiciels, armoires de classement, etc.) pour répondre à une question à propos de laquelle il n’y a pas eu de réflexion sérieuse et qui n’est forcément pas la bonne question. Une excellente réponse, souvent aussi couteuse qu’inefficace sur le fond est alors apportée à une question mal posée ou mal envisagée.

• La contre-exemplarité souvent doublée d’un leadership très affirmé ou complétement effacé, mais qui dans tous les cas ne sait pas ce qu’il veut ou ne sait pas comment communiquer ce qu’il veut. Ce fonctionnement agit comme une arme paralysante qui déprogramme lentement toute bonne volonté et oriente irrémédiablement les pensées des collaborateurs vers tout ce qu’il pourront faire de bien et d’utile après le travail. Cette caractéristique est souvent doublée d’un sens de l’humain (que nous n’aborderons pas dans ce billet) assez néfaste, incapable de reconnaissance et qui confond souvent « évaluation continue des personnes dans le cadre d’un entretien individuel» avec « recadrage maladroit devant tout le monde».

• L’absence d’apprentissage : Dans les entreprises inefficaces, on tombe toujours dans les mêmes travers, les mêmes erreurs et les mêmes sprints pour expédier une palette dont on sait depuis trois semaines quand elle devra être livrée. Des colis livrés en urgence (surfacturée) prennent la poussière dans le couloir, et la date du salon annuel auquel on participe depuis vingt-cinq ans apparaît un vendredi vers 15 heures telle une surprise imprévisible. Bref, les poissons rouges tournent en rond dans leur bocal.

Vous l’aurez compris, la désorganisation nous guette tous, d’autant plus que dans les petites structures, les personnes en charge de l’organisation sont des professionnels du cœur de métier de l’entreprise et non des spécialistes en organisation ou des managers confirmés.

Ce sont des compétences métier très différentes, mais qui sont essentielles au pilotage efficace des entreprises.

Ne soyez pas trop inquiet si l’entreprise dans laquelle vous évoluez semble avoir l’un ou l’autre symptôme repris plus haut, l’entreprise totalement efficace en permanence est une perle très rare, pour ne pas dire une utopie.

Par contre, si votre organisation est atteinte en permanence de plusieurs symptômes, le recours à un professionnel du management de terrain (pas seulement du conseil, du testing ou de la recommandation théorique) sera systématiquement moins couteux et plus productif que de rester dans cet état.

…Á moins que la nécessaire remise en question du dirigeant et l’acceptation de ses propres limites ne soient pas encore d’actualité.

“La raison d’être d’une organisation, c’est de permettre à des personnes ordinaires de réaliser des choses extraordinaires” P.Drucker

Patrick Colot

Praticien Sr en Mgt & Organisation

Administrateur TEC-MA